オフィスでプリントするビジネスマン

企業のプリント代を削減するために見直すべきことは?

ビジネスにおいて、費用の削減は常に重要な課題です。意識してみると費用を削減できる部分は多岐に渡り、多くの方が見落としている部分も少なくありません。印刷物のプリントに関してもその1つです。実は無視できない費用が発生していることはご存知でしょうか。

会議に配布する資料や、何らかの情報を自分自身で確認するために使う資料など、業務においては何かと紙媒体の資料を利用する機会が多いです。紙媒体の資料はゼロコストでプリントできるわけではなく、手間もさることながら費用も大きな負担になります。分かりやすいものといえば、用紙代とインク代です。パソコンの画面上で資料を確認するだけならば必要のない費用ですが、プリントする際にはこれらの費用がかかります。

無論、社員にとっては必要だからこそプリントしているわけですが、見直すことで無駄が見えることも多くあります。

費用の無駄はどこで発生するのか

例えば、すべての資料を用紙の片面にのみプリントするのと、両面に印刷するのでは単純に用紙代とインク代が半分に抑えられます。提出用の書類など、両面でのプリントが難しい場合もありますが、自分用の資料や社内資料など、裏紙を使用しても問題がない部分に関しては裏紙を使用することでプリント代を削減できます。

カラーでのプリントを最低限に抑えることも重要です。カラーは白黒に比べて、およそ5倍の費用がかかると言われています。資料を作成する際は、本当に色を使用する必要があるかをしっかりと確認するべきです。また、コピーに関しても、色が必要ない場合は白黒でプリントしましょう。

この他、誤った資料をプリントした場合も無駄な費用がかかっていることになります。会議用の資料や提出用の書類など、一文字でも違えばプリントしなおす必要がある資料は、特に注意しなければなりません。プリントする前に、誤字脱字や用紙サイズなどの設定をしっかりとチェックしましょう。

用紙やトナーの見直しも検討を

プリントの際に使用する用紙やインクを変えることでも費用は削減できます。例えば、インク代をより削減するならばインクカートリッジよりもトナーを使用します。

トナーは、用紙に顔料の粉を吹き付けることで文字や図をプリントします。インクカートリッジよりも安価な費用でプリントが可能です。また、インクカートリッジよりも短い時間で大量の枚数をプリントできるという特徴もあります。

トナーには、使用済みのトナーカートリッジを再生した「リサイクルトナー」も販売されています。純正品よりさらに安く購入できるため、リサイクルトナーを使用してインク代を削減している企業も多くあります。

純正品以外のトナーを導入することによっておこる不具合の対応が心配、という企業も多いでしょう。そのため、購入の際は、こちらのような充実したサポートが特徴のリサイクルトナーの専門店をご利用ください。

こうした資材を変えることで削減できる1回あたりの費用はごくわずかかもしれません。しかし、継続することで大きな費用の削減になります。プリント代の削減を考えるならば、一度資材を見直してみてください。